当你通话时，留意背景不要太吵。有太闹的电视或收音机，请尽量调轻一点。nv4

　　当你打长途电话给别人请求帮助，正好对方不在，你应该选合适的时间再打往，最好不要让对方回电，由于对方可能会顾虑到昂贵的电话费。nv4

　　假如打电话拨错了号码，应当说一声：“对不起，我拨错了号码。”假如接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，请他重拨，不要使对方难堪。nv4

　　（2）秘书应有的电话礼节nv4

　　假如你用了一个新秘书，应该 教你的秘书有一个良好的电话礼节，并逐渐把所有要领灌输给她。nv4

　　首先是让她不要过多地参与你的电话，使你几乎不能直接和来电人联系。为此，作为她的老板，你至少应该给她提供如下的名单：nv4

　　你的至亲的人_____家人、朋友、医生、老师……那些可以立即与你取得联系的人。接到这类电话，秘书会说：“我知道老板很想立即与你通话。”nv4

　　你的重要客户______假如你有时间就和他们通话。假如暂时没有时间，秘书应说：“我知道老板很想接你的电话，他现在正在接另一个长途电话，等他处理完，我会叫他打回电给你的。” nv4

　　你不想接听电话的人____接到这类电话，秘书则说：“我很抱歉，老板目前仍在开会，他没有时间来接电话。所以我只能建议你把你要说的写封信，然后寄到办公室来。”nv4

　　同时要告诉秘书，不要让任何人等待超过15秒，假如你不得不持续时间长一点，让他告诉来电的人你会在几分钟之内回电给他！然后务必要做到。nv4

　　此外，还要教你的秘书怎样将电话转给其他的人。换句话说，让她多了解公司，什么人是负责什么事的，以便当你不在的时候，她可以知道将电话转给其他也有能力解决此类题目的人。nv4

　　（3）做好电话留言nv4

　　当别人给你打电话时，有礼貌的做法是当天回电给对方。但是假如你没接到电话，最好是两天之内回电。假如你没办法回电，那么，你应该在两天之内，请别人替你回电话。nv4

　　在办公室里，每个人上班、放工及中间离开或外出的时间都不一样，当接听同事的电话时，要替同事做好电话留言，记下别人的姓名、电话。在这方面我们要互相帮助。在家中也是一样的。无论是生活中，还是工作中，我们都应当多替他人想。nv4

　　现在很多人都在电话上安装录音装置。外出时将装置打开，就可以把打来的电话留言录下来。在录制自己的话音时，要留意措词的语调，说：“对不起，××现在不在家，请留言。”nv4

　　当你听到留言，应该直接说出你要留下的信息。留言时，最重要的就是清楚地说出你的姓名，慢慢地讲出你的回电号码和简洁的信息，最好将电话号码慢慢地重复一遍。nv4

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