（四）描述阶段。仅仅研究分析一组工作，并未完成职务分析，分析专家必须将获取的信息予以整理并写出职位说明书。通常，职务分析所获得信息以下列方式整理：

　　1.文字说明。将所获相关的资料用文字方式表述，列举职务名称、工作内容、工作设备与材料、工作环境及工作条件等。

　　2.职务列表及问卷。把职务加以分析，以职务的内容和活动分项排列，由实际从事的职员加以评判，以表格或问卷的形式列出。

　　3.活动分析。把工作的活动按工作系统与作业顺序逐一列举，然后根据每一作业进一步加以具体分析。活动分析多以观察及面谈的方法对现有职务加以分析，所得资料作为教育及培训参考。

　　4.决定因素法。把完成某工作的几项重要行为，在积极方面说明工作本身特别需要的因素，在消极方面说明亟待排除的因素。

　　（五）运用控制阶段。这一阶段的主要工作是培训职务分析职员，制定和不断调整各种具体的职务分析文件，确定正确的部分，修改不适应的部分。

　　正确地进行职务分析的有效方法，常用的有以下几种：

　　1、访谈法。这是职务分析职员通过对有关员工进行访问和座谈来获取信息的一种方法。在访谈前，访谈职员预备一份周密和可行的访谈计划及相应具有指导性的访谈记录表格或访谈提纲，访谈时根据计划描述所做工作内容以及他们是怎样完成任务的，然后，使用表格正确记录下来。其优点主要是它的灵活性、快速性、双向沟通和应用广泛性。也可以获取在一些其他情况下了解不到的工作活动和行为的细节。不足之处一是花费较多的时间和精力，二是信息质量难以保证。因而，在实际应用中，访谈法不单独使用。

　　2、问卷调查法。使用问卷调查列出一组任务或工作行为，要求员工回答他是否执行了这些任务或行为。然后，调查职员根据这些任务或行为出现的频率、对完成工作的重要性、执行的难易程度以及整个工作关系，确定它们的权重，求出得分来衡量实际工作。其优点是能快速、高效地从大规模的组织获得大量的信息。缺点是设计一份完备、有效的问卷要花大量的时间、精力和用度；另外可能由于员工的表达能力和主观因素影响问卷调查的效果。

　　3、参与法。职务分析职员通过亲身参与某项工作来搜集职务分析信息的一种方法。它的优点是可以使职务分析职员直接地深进体验、了解工作本身的特点和工作对任职者的要求，明显的不足之处是对于高新技术企业中很多高度***专业化、科学水平强的工作，职务分析职员参与的可能性很小。

营销广告策划网(www.ideatop.net)