坏消息的起因有二种,一种是环境、公司造成的,跟个别员工没有关系;另一类是由员工个人的工作表现、人际关系或私人行为,跟公司期看有差距。
第一种情形跟个人表现没有关系,比较轻易告诉同仁,不论是裁员、减薪或调动到别部分,都可以开诚布公,向同事说明公司的考量。
公布时,主管一定要清楚、具体地解释决策的原因,从环境面来谈,公司为什么要做这样的因应,当事人才不会感到错愕,误以为坏消息是冲着他来的。
多层次的处理
在心态上来讲,主管要认清环境因素是不可抗拒的,所以在说明不是为了说服当事人,而是要让当事人理解、了解,才能进一步谅解。比较成熟的同事应该有足够的认知,了解错不在主管。
不过,不论解释再怎么公道,当事人难免会有情绪性的反应。
这时直属主管应该以客观、心平气和、发自内心的感觉,给个人或众人设身处地的建议。
实在,直属主管比较难扮演告知坏消息的角色,由于直属主管和当事人朝夕相处,有同事、朋友、主管和部属的感情,非常复杂,除非工作经验比较够,不然通常很难以开口。
所以最好由直属主管扮白脸,黑脸则由更高阶的主管来负责。
先由直属主管告知坏消息,并搜集大家的反映,再找时间,由最高主管直接聆听大家的反映、和大家沟通。
这样有层次感的处理,同事就会觉得有被尊重的感觉,事情也会进行得比较顺利。
先理性,再感性
另一方面,假如是由于个人表现引起惩处或降职,主管也要以理性说明为先。
既然坏消息已不可避免,不妨就明白告知当事人有哪些过失、为什么要这样惩处、未来应该如何改善。
再来,要扮演朋友的角色,从当事人的态度设想,一起讨论下一步该怎么做,或是未来的生涯规划。
即使平常习惯板着脸、威严型的主管,也应该放下身段,用感性的方式,和当事人交心、沟通、打气,让当事人情绪稳定下来,才能理性而正面地就事论事。
举例来说,曾有一个同事平时表现很好,但有一次作业处理不当,造成后勤作业有很多困扰,公司决定将他的业务奖金扣20%。
我向他说明,他平时表现得非常好,但的确在作业过程有瑕疪,所以公司会处罚。而公司不会从此把他贴上黑卷标,他过往的贡献不会由于一个错误,而被全盘否定。
我告诉他有3种选择,第一,无声无息消失3天,回来以后到处跟同事抱怨;第二,拍桌子、痛骂、辞职;第三,到外面抽一根烟,再进来,忘了这事,继续工作,这是理性和成熟的做法。我说,“你有足够的智能跟能力,我以为我不会看错,”事后,他不但服气,也觉得非常受尊重。
营销广告策划网(www.ideatop.net)