除了向政府领导直接汇报，策划人还应将活动的进展动态，及时跟政府部门指定的联络人密切沟通。



　　一个大型城市文化活动，涉及全市方方面面的机构和部门，协调工作面广量大。就拿《中华鼓王大会》来说，全国14个省市的17支鼓队，以每支鼓队60人计算，总人数就超过千人。在同一时间抵达无锡，吃、住、行怎么办？票务问题怎么解决？上千面大鼓小鼓和配套器材，如何接运？货车在何时、从何处、按照什么路线进城？许多地区的参赛鼓队受到当地政府的高度重视，均由省市级重要官员亲自率队，这些领导如何接待？鼓队在景区和市区的大规模巡回表演，势必产生道路、交通、安全方面的诸多问题，谁能协调和调动大量的警力？等等。



　　这些问题，如果由景区大包大揽，策划人即便有三头六臂，也会穷于应付。但是，如果政府领导能够及时掌握活动的进展动态，只要通过几次现场会、协调会，就可以轻而易举的解决问题。



　　三、组织鼓队，精打细算权衡利弊



　　在短时间内把全国各地的鼓队和鼓手有效组织起来，最便捷的方式，是与鼓队从属的管理机构或行业协会展开合作。但是，在与相关协会商谈之后，我们发现这一思路问题很多：



　　1、组织风险。



　　许多地区的鼓队，纯属民间团体，召之即来，挥之即去，属于松散型组合。行业协会对鼓队并不具有严格的约束力。也就是说，依靠某个协会举办本次活动，有潜在的组织风险。



　　2、开支巨大。



　　相关协会建议按惯例设立高额奖金，采用大奖赛制，以激励全国的基层协会和鼓队。同时，我们还须支付数十万元的组织费、评审费以及其他若干费用。这是一大笔让企业难以承受的开支。



　　3、格调降低。



　　《中华鼓王大会》若以大奖赛形式举办，央视无锡影视基地在客观上就变成了广告赞助商。一个商业味道浓厚的活动，是难以吸引媒体广泛关注的。虽然我们多年来积累了丰富的媒体资源，但是，没有一个好的新闻由头，公关宣传本领再大，《中华鼓王大会》也只能沦为一个普通的旅游景区促销活动。



　　四、灵活应变，集约使用媒体资源



　　如何才能既使鼓队的组织工作省时省力，又能广泛传播，同时，还能大幅度节省费用呢？



　　经过深入思考，我们决定扬长避短，绕开行业协会，直接与全国各地的省市级电视台开展深度合作，共同举办《中华鼓王大会》。让国内电视同行，既做活动的策划者、组织者，又做参与者、宣传者。

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