企业在各项活动中都会不断产生新的文件，假如这些文件不被集中起来，处于分散状态，就会轻易丢失。文件的丢失即是知识的流失。档案治理夸大对文件进行回档，使之处于组织的集中同一控制之下。这个文件回档的过程，就是一个积累知识的过程。由此可见，档案治理夸大产生文件、进行回档，夸大文件、档案的完整洁全、集中同一，有助于知识的沉淀、积累，为知识治理提供了知识资源基础。FTY

　　2.档案治理有助于传播、交流知识FTY

　　信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。 FTY

　　语言交流的优点是简洁、随意，便于及时对某一题目进行深进探讨，易于激发知识创新。语言交流的缺点在于：第一，受到时间、空间的限制，信息、知识传播的范围较小；第二，信息几经传递以后，轻易发生损耗或失真，难以保证信息的真实性；第三，语言交流过程中，时常不会天生相应的书面记录，从而不利于组织记忆的保存、知识的沉淀，是故美国著名档案学家T？？R？谢伦伯格(T. R. Schellenberg)曾经批评电话是“掠夺历史的大盗”。FTY

　　书面交流的缺点是过于正式、规范，不便于即时对某一题目进行深进探讨；文件所要求的规范同一的格式与处理程序，有时会无形中约束员工的知识创新思维。但是，借助现代信息技术的书面交流可以不受时间、空间的限制，信息、知识的传递速度快，传播范围广；减少发生信息损耗或失真；便于及时记录信息、沉淀知识。可见，文件是传播、交流和共享知识的主要媒介。文件治理一向关注进步文件流转的效率。这有力地促进了知识的传播、交流与共享。FTY

　　3.档案治理有助于理解、挖掘知识FTY

　　档案治理的最基本理论和最高原则是“来源原则”(Principle of Provenance)。传统的“来源”一般是指文件的形成者。电子时代的“来源”是指文件的形成者、形成目的、形成活动、形成过程等。“即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形式等方面的综合背景，这些来源信息正是了解、治理和利用电子文件的关键所在。”对来源的尊重，使得文件、档案在记录“内容知识”之外，还隐含了更深层的“背景知识”。这种“背景知识”可以帮助人们更好地理解“内容知识”，也可以为人们提供寻找知识的线索和评价知识的依据。因此，加拿大著名档案学家特里？库克(Terry Cook)以为，来源维护了文件、档案的证据价值与相互关系，“这种证据和职能的相互关系是档案职员的特殊权限范围，也是使数据变成信息、信息变成知识的关键”。塞里·休斯说：“文件治理者能清楚地理解组织的知识基础，而且长期涉及组织知识，他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或停止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的，哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”德尔斯泰恩教授也指出：“文件治理工作者可以使知识治理者对信息的天生和治理具有敏锐而深刻的理解。”FTY

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